Отдел делопроизводства и режима Академии управления МВД России является самостоятельным подразделением и подчиняется непосредственно начальнику Академии. На отдел возложено выполнение различных функций: решение вопросов документационного обеспечения, контроль за исполнением поручений, обеспечение защиты сведений, составляющих государственную тайну, контроль своевременности и порядка рассмотрения поступающих в Академию обращений граждан и организаций, оказание организационной и методической помощи подразделениям Академии.
Делопроизводственное подразделение Академии было создано одновременно с Высшими курсами в 1929 г. и именовалось канцелярией. В последующем, с момента организации на базе Высшей школы МВД СССР в 1973 г. Академии МВД СССР – секретариатом, который возглавил участник Великой Отечественной войны Юрий Александрович Баклажец.
В 2008 г. изменилась структура и штатная численность секретариата – образованы группа по контролю за исполнением поручений, группа по проверке режима секретности, приказная группа, архив. Секретариат преобразован в отдел делопроизводства и режима.
За 90 лет своего существования эта служба не раз меняла название, но неизменным оставалось одно – желание сотрудников трудиться во благо Академии и эффективно выполнять поставленные задачи. С особым трепетом вспоминаются люди, которые в разные годы создавали «имидж» секретариата. Это Валентина Михайловна Уткина, являвшаяся образцом добросовестного и ответственного отношения к порученному делу, Евдокия Егоровна Асонкина, Анатолий Александрович Канищев, Нина Николаевна Коробова и бесконечно преданный своему делу работник – Вера Федоровна Бережкова.
В период внедрения информационных технологий в повседневную деятельность Академии обучал сотрудников функциональным возможностям сервиса электронного документооборота, помогал в поиске любого документа в электронном архиве заместитель начальника отдела Алексей Владимирович Цветков.
«Хранителями» истории Академии выступали архивариусы Людмила Васильевна Климанова, Маргарита Леонидовна Максимова и Клавдия Никитична Якиманская. До настоящего времени Клавдия Никитична, являясь ветераном Академии, не утратила с ней связь. Она посещает все организованные Академией мероприятия, с удовольствием делится богатейшим опытом с молодым поколением.
В разные периоды подразделением руководили профессионалы своего дела: В. Д. Черкасов, Х. А. Андриашин, В. П. Сандул, Ю. К. Лукьянов, А. Н. Гусев, А. Б. Захаров,А. П. Савинцев, Н. В. Силуянова, Л. Н. Диденко, В. А. Мутолапова, каждый из которых внес вклад в становление отдела, формирование его кадрового ядра и традиций. Отдельного упоминания заслуживает человек-легенда, Герой Советского Союза, именем которого назван «Московский кадетский корпус полиции», –Александр Иванович Попрядухин, являвшийся заместителем начальника секретариата в 1975 г.
Несмотря на длительное существование службы, основные функции подразделения не менялись кардинально. Сотрудники подразделения осуществляют прием и регистрацию документов, адресованных руководству Академии, передают корреспонденцию в подразделения, контролируют своевременность подготовки документов и обеспечение режима секретности, организуют прием граждан руководящим составом Академии, представляют по запросам подразделений архивную информацию, обеспечивают учет и хранение нормативных и распорядительных актов, издаваемых в Академии.
Важнейшим направлением деятельности ОДиР является работа с обращениями граждан, поскольку от своевременного рассмотрения, полноты принятых мер реагирования, аргументированных ответов зависит удовлетворенность граждан работой полиции в целом.
Внедрение в деятельность органов внутренних дел новых технических решений с использованием современных информационных технологий способствовало совершенствованию процесса документационного обеспечения и, как следствие, повышению квалификации и профессионального уровня сотрудников ОДиР. На сегодняшний день 80 % входящей и исходящей корреспонденции в Академии направляется посредством системы электронного документооборота. Рассмотрение, анализ, учет обращений граждан, направление ответов заявителям также осуществляются в электронном виде.
Одним из важнейших направлений деятельности отдела является обеспечение режима секретности. Организация работы с документами ограниченного доступа, создание оптимальных условий защиты государственной тайны при проведении секретных работ, решение всех организационно-технических вопросов в сфере режимного делопроизводства и оформление допуска к государственной тайне возлагают на сотрудников режимно-секретного подразделения большую ответственность и требуют наличия практических навыков.
Для многих непрерывная работа сотрудников подразделения кажется незаметной, и мало кто задумывается над тем, что от их деятельности зависит бесперебойная работа всех структурных подразделений Академии. В отделе трудятся как специалисты с многолетним опытом работы в области делопроизводства: Наталья Алексеевна Копылова, Наталья Евгеньевна Ильина, Елизавета Юрьевна Епихина, Татьяна Геннадьевна Ксенофонтова, Елена Николаевна Бурцева, Анна Вячеславовна Гарбузова, Валерия Анатольевна Логвинова, так и молодые сотрудники: Жанна Сергеевна Караваева. Стоят на страже защиты государственной тайны Юрий Иванович Денисов, Елена Викторовна Авдеева, Юлия Сергеевна Лобачева, Алена Борисовна Милютина. Продолжает обучать и наставлять молодых сотрудников профессионал своего дела Лариса Николаевна Диденко. Энтузиастами, способными на воплощение новаторских идей и нестандартных решений, являются руководители отдела Наталья Васильевна Осадчая, Ирина Вячеславовна Шумилина и Жанна Владимировна Морозова.
Добросовестный труд сотрудников отдела делопроизводства и режима, их повседневная, кропотливая и часто незаметная работа, от качества которой напрямую зависит выполнение возложенных на Академию задач, из года в год является весомым вкладом в достижение одной общей цели – подготовки высококвалифицированных управленческих кадров органов внутренних дел.